4 atouts d’un Système de Gestion des Documents

Vous devez gérer des volumes de données et de documents de plus en plus colossaux.

Comme nombre d’établissements, vous fonctionnez en silo ce qui cloisonne encore plus les informations.

Cela peut engendrer des problèmes importants de vision d’ensemble et l’absence d’une mémoire d’entreprise.

Cela n’entraîne pas qu’une perte de temps : cela nuit aussi à l’efficacité de votre travail.

La capitalisation du savoir est un enjeu fondamental  puisque toutes les connaissances non capitalisées sont non seulement amenées à disparaître mais également source de perte de chance dans la prise en charge.

Réfléchir ensemble à comment mieux structurer et centraliser tous les documents et informations présents au sein de votre organisation peut grandement simplifier votre quotidien et vous faire gagner un temps précieux.

Qu’est ce qu’un flux documentaire ?

Au-delà du cycle de vie des documents, il faut compter avec le cycle de vie de la donnée.

Si codifier, référencer et centraliser les documents est la première pierre angulaire de la gestion des flux documentaires, en assurer le suivi du cycle de vie ( identification des modifications à apporter , montée en versions , suivi des envois…) en est la deuxième.

D’autant qu’il faut intégrer différents niveaux de validation selon le type de document et sa criticité.

Les étapes clés des processus de gestion documentaire.

Plusieurs étapes fondamentales dans le processus de gestion documentaire maîtrisé :

  • la rédaction du document ( document de travail)
  • la revue et le traitement des avis avant diffusion
  • la diffusion ( document validé)
  • le recueil des commentaires des utilisateurs ( document en cours de révision)

Les 3 pièges à éviter.

  • Erreur n°1 : considérer le système de gestion documentaire comme quelque chose de figé . Il faut intégrer la gestion du changement avec la mise à jour des documents. Prévoir les révisions dans un agenda est un plus.
  • Erreur n°2 : trop compliquer les choses.
  • Erreur n°3 : ne pas impliquer les utilisateurs finaux du début à la fin. Au contraire, expliquez- leur, impliquez- les et faites- leur tester après chaque  » sprint » pour leur en montrer l’intérêt.

4 atouts de l’utilisation d’un système de gestion de documents.

Parce que votre information fiable et en temps réel est votre plus grand atout aujourd’hui pour la plupart des décisions que vous prenez en équipe et pour garantir la meilleure prise en charge de vos bénéficiaires.

Dès lors, votre système de Gestion des Documents ( SGD) devient votre outil le plus indispensable mais aussi le plus critique.

Voici 4 principaux avantages :

1- Maintenir la sécurité de vos Documents

Parce qu’ils peuvent contenir des informations soumises au RGPD, le SGD permet de protéger les documents en délivrant un accès autorisé aux personnes clés tout en traçant les actions dans les journaux . L’authenticité est toujours garantie. C’est également un plus à comparer avec les documents papiers qui peuvent être égarés ou endommagés.

2- Classification améliorée

Par le biais d’un référentiel central et une architecture modulaire, vous pouvez appliquer des règles de conformité qui vous sont propres et réduire aussi le risque de mauvais emplacement.

3- Efficacité accrue

Accéder aux documents depuis n’importe quel endroit de l’établissement, y accéder avec rapidité et précision, économiser les coûts d’archivage de documents perdus et le temps perdu à chercher des informations …en un mot : efficacité.

4- Collaborer avec simplicité

L’accès en temps réel aux documents au même endroit permet d’effectuer un meilleur suivi des versions.

Tout ce que vous devez savoir pour mettre en place une politique efficace de gestion documentaire

5 étapes à respecter :

  • Inventaire de tous les emplacements de vos documents
  • Listez tous les types de documents
  • Faire le choix des documents que vous voulez conserver
  • Etablir une structure
  • Gérer les accès à tel ou tel document

Votre mission si vous l’acceptez

Contrairement à ce que l’on pense souvent, le système de Gestion des Documents va bien au- delà des pures considérations matérielles .

Elle implique en effet une autre façon de travailler, facile à appliquer et qui donne un souffle nouveau au travail d’équipe

C’est la clé pour rationaliser vos flux de travail afin qu’ils circulent plus rapidement et en toute sécurité pour la sérénité de tous.

« Les gagnants sont ceux qui restructurent la manière

dont l’information circule dans leur entreprise.

Bill Gates, fondateur de Microsoft

 

 

 

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